Condizioni d'uso

1. Chi fornisce il servizio

KeyPlan è il servizio raggiungibile su keyplan.work («KeyPlan», «noi»). I dati dell'impresa che lo fornisce (denominazione, sede e partita IVA) saranno indicati qui prima dell'attivazione dei pagamenti online. Ci scrivi a sales@keyplan.work.

2. Il servizio

KeyPlan è un portale web per gestire i progetti: topic, azioni, scadenze, riunioni, rapporti, documenti, chat e notifiche. Ogni azienda cliente («Cliente») ha il suo portale, con un indirizzo come sigla.keyplan.work, il suo logo e il suo database, separato da quello degli altri clienti.

Nel portale ci sono due tipi di utenti:

• Interni: chi lavora per il Cliente. Gli account interni sono quelli che si pagano. Chi ha l'indirizzo email dell'azienda del Cliente è sempre un interno.
• Ospiti: persone di altre aziende (fornitori, consulenti, clienti, partner) che il Cliente invita. Entrano gratis, senza limiti di numero, e vedono solo i progetti a cui sono invitati.

3. Account e accesso

Gli amministratori del Cliente creano gli account, scelgono i permessi e invitano gli ospiti. Si entra con email e password, con un codice di 6 cifre mandato via email oppure con l'account Microsoft o Google, se il Cliente lo attiva.

Ognuno è responsabile delle proprie credenziali: non vanno condivise. Se pensi che qualcuno sia entrato con il tuo account, avvisa subito un amministratore del tuo portale e noi.

4. La prova gratuita

• La prova dura 30 giorni ed è gratuita, senza carta di credito.
• Durante la prova il portale ha tutte le funzioni, con un limite: al massimo 2 GB di allegati e foto per tutta l'azienda. Superato il limite non si possono caricare altri file finché non si attiva l'abbonamento.
• Se attivi l'abbonamento, tutto quello che hai fatto durante la prova resta.
• Se alla fine della prova non lo attivi, il portale viene sospeso. I dati restano conservati per 30 giorni: in quel tempo puoi ancora attivare l'abbonamento o chiederci una copia dei dati. Poi vengono cancellati.

5. Prezzi e pagamenti

• Il prezzo dipende dal numero di interni. Gli ospiti non si contano. I prezzi sono quelli della pagina Prezzi e sono IVA esclusa.
• Sono inclusi 50 GB per allegati e foto, i progetti illimitati e tutte le funzioni, KeyMind compreso. Più spazio si aggiunge a pagamento.
• Si paga ogni mese oppure ogni anno. L'anno costa come 10 mesi. Si paga in anticipo, online con Stripe: carta o gli altri metodi proposti nella pagina di pagamento. Si può anche acquistare subito, senza passare dalla prova.
• Se cambi il numero di interni o lo spazio, il prezzo si ricalcola dal periodo successivo.
• Se cambiamo i prezzi te lo scriviamo almeno 30 giorni prima. I nuovi prezzi valgono dal rinnovo successivo e, se non ti vanno bene, puoi disdire prima.
• Le personalizzazioni su misura hanno un preventivo a parte, che approvi prima di cominciare.

6. Disdetta

• Puoi disdire quando vuoi, senza costi né vincoli. Il portale resta attivo fino alla fine del periodo già pagato, che non viene rimborsato.
• Prima della disdetta puoi esportare l'Issue Log in Excel o CSV e scaricare i tuoi allegati. Se ti serve aiuto per una copia completa, scrivici.
• Dopo la fine dell'abbonamento i dati restano conservati per 30 giorni, poi vengono cancellati. I backup si cancellano da soli dopo 10 giorni.

7. I tuoi dati e i tuoi contenuti

Topic, azioni, riunioni, rapporti, allegati e messaggi che il Cliente e i suoi utenti mettono nel portale restano del Cliente. Li usiamo solo per far funzionare il servizio: conservarli, mostrarli a chi ha i permessi, mandare le notifiche, fare i backup.

Per i dati personali che stanno nel portale il Cliente è il titolare del trattamento e KeyPlan è il responsabile del trattamento. Come li trattiamo è spiegato nella Privacy. Su richiesta firmiamo con il Cliente l'accordo per il trattamento dei dati (articolo 28 del GDPR).

8. KeyMind, l'AI di KeyPlan

• KeyMind legge le note e i documenti che gli dai e propone aggiornamenti e azioni nuove. Non cambia niente da solo: decidi tu cosa accettare. Le proposte possono contenere errori, quindi vanno sempre controllate.
• KeyMind usa i modelli di Anthropic con la chiave Anthropic del Cliente, che un amministratore inserisce nel portale. Il costo delle richieste è quello di Anthropic e lo paga il Cliente direttamente ad Anthropic, secondo le sue condizioni.
• La chiave è conservata cifrata e non viene mai mostrata per intero.

9. Uso corretto

Nel portale non si possono:

• caricare contenuti illegali, che violano diritti di altri o che contengono virus;
• tentare di entrare in portali, account o dati altrui, o di aggirare i limiti e le protezioni del servizio;
• rivendere o cedere il servizio a terzi senza il nostro accordo;
• usare il servizio in modo da sovraccaricarlo o da danneggiare gli altri clienti.

Se succede, possiamo sospendere l'account o il portale interessato, avvisando il Cliente.

10. Funzionamento, backup e sicurezza

• Il servizio gira sull'infrastruttura di Cloudflare. Facciamo il possibile perché sia sempre disponibile, ma possono esserci interruzioni per manutenzione o per problemi dei fornitori. Le manutenzioni programmate le annunciamo prima, quando possibile.
• Il database di ogni portale ha un backup automatico 5 volte al giorno (alle 6, 10, 14, 18 e 22). Ogni backup si conserva 10 giorni.
• Le connessioni sono cifrate, le password sono salvate solo in forma non reversibile e i cookie di accesso sono protetti.

11. Responsabilità

Il servizio è fornito così com'è, con la cura di un fornitore professionale. Nei limiti consentiti dalla legge, non rispondiamo dei danni indiretti, come mancati guadagni o perdite di dati dovute a un uso sbagliato del portale, e la nostra responsabilità complessiva non supera quanto il Cliente ha pagato negli ultimi 12 mesi. Restano salvi i casi di dolo o colpa grave.

12. Modifiche alle condizioni

Possiamo aggiornare queste condizioni, per esempio quando aggiungiamo funzioni. Se le modifiche sono importanti le scriviamo agli amministratori del Cliente almeno 30 giorni prima. Chi non le accetta può disdire prima che entrino in vigore.

13. Legge e foro

Queste condizioni seguono la legge italiana. Per ogni controversia è competente il foro previsto dalla legge.

14. Contatti

Per domande su queste condizioni scrivi a sales@keyplan.work.