Privacy

1. Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento per il sito e per le richieste di demo è KeyPlan («noi»), raggiungibile su keyplan.work. Denominazione, sede e partita IVA saranno indicate qui prima dell'attivazione dei pagamenti online. Per tutto quello che riguarda la privacy scrivi a sales@keyplan.work.

Per i dati che stanno dentro un portale KeyPlan le cose cambiano: il titolare è l'azienda cliente che usa il portale, e KeyPlan è il suo responsabile del trattamento. Lo spieghiamo al punto 4.

2. Il sito keyplan.work

• Cookie. Il sito non usa cookie di profilazione, né statistiche, né pubblicità. Nel tuo browser resta solo la scelta tra modalità chiara e scura, se la cambi: è un dato tecnico che non ci arriva.
• Caratteri. Il carattere del sito, Inter, è caricato da Google Fonts: per scaricarlo il tuo browser si collega ai server di Google, che vedono il tuo indirizzo IP.
• Hosting. Il sito è ospitato da Cloudflare, che per far funzionare e proteggere il servizio tratta dati tecnici come l'indirizzo IP e il tipo di browser.

3. Le richieste di demo e i messaggi

• Quali dati. Quelli che scrivi nel modulo «Richiedi una demo»: nome, cognome, email di lavoro, azienda, l'indirizzo che vorresti per il portale, quanti dipendenti useranno KeyPlan, il messaggio e come ci hai conosciuto. E quello che ci scrivi via email.
• Perché. Per risponderti, fissare il meeting con il team, attivare la prova e prepararti un'offerta. La base giuridica è la tua richiesta: sono misure prima di un eventuale contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b del GDPR).
• Come. Ti mandiamo un'email di conferma e la richiesta arriva al nostro team. Non ti mandiamo pubblicità e non diamo i tuoi dati ad altri per scopi loro.
• Per quanto. Teniamo la richiesta e la corrispondenza per 24 mesi dall'ultimo contatto, se non diventi cliente. Se diventi cliente, per tutta la durata del rapporto e poi per i tempi chiesti dalla legge, per esempio quelli fiscali.

Gli acquisti online

• Quali dati. Se acquisti dalla pagina Prezzi: nome o ragione sociale, email, indirizzo di fatturazione, partita IVA, l'indirizzo che vorresti per il portale e il piano scelto. Il pagamento avviene sulla pagina di Stripe: i dati della carta non arrivano mai a noi.
• Perché. Per eseguire il contratto, attivare il portale e rispettare gli obblighi fiscali (articolo 6, paragrafo 1, lettere b e c del GDPR).
• Per quanto. Per la durata dell'abbonamento e poi per i tempi chiesti dalla legge per i documenti fiscali.

4. I dati dentro un portale KeyPlan

L'azienda cliente decide chi entra nel portale e cosa ci mette: account di interni e ospiti, topic, azioni, riunioni, rapporti, allegati, messaggi della chat. Per questi dati l'azienda cliente è il titolare e KeyPlan è il responsabile del trattamento (articolo 28 del GDPR): li trattiamo solo seguendo le sue istruzioni e solo per far funzionare il servizio. Su richiesta firmiamo l'accordo per il trattamento dei dati.

• Account. Nome, email, azienda di appartenenza, gruppo e permessi. La password è salvata solo in forma non reversibile (PBKDF2): nemmeno noi possiamo leggerla. Si può entrare anche con un codice via email o con l'account Microsoft o Google, se l'azienda lo attiva.
• Notifiche. Le email del portale (azioni assegnate, scadenze, riepiloghi, ordini del giorno, rapporti) partono dal nostro servizio di invio, Resend, e arrivano solo alle persone interessate.
• KeyMind. Se l'azienda attiva KeyMind con la sua chiave Anthropic, il testo delle note e dei documenti che dai a KeyMind viene mandato ad Anthropic per essere elaborato, e le proposte tornano nel portale. Il rapporto con Anthropic è diretto tra l'azienda cliente e Anthropic. Se KeyMind non è attivo, ad Anthropic non arriva niente.
• Assistente virtuale. Le domande fatte all'assistente dell'assistenza sono elaborate da un modello che gira su Cloudflare (Workers AI), dove sta già il portale.
• Per quanto. Per tutta la durata dell'abbonamento. Dopo la fine, o dopo una prova non attivata, i dati restano 30 giorni per permettere di riattivare il portale o di averne una copia, poi vengono cancellati. I backup si cancellano da soli dopo 10 giorni.

Se sei un utente di un portale, per esercitare i tuoi diritti rivolgiti all'azienda che ti ha dato l'accesso: noi la aiutiamo a risponderti.

5. I nostri fornitori

Usiamo pochi fornitori, ognuno per un compito preciso, con contratti che li obbligano a proteggere i dati:

• Cloudflare: hosting del sito e dei portali, database, archivio degli allegati e dei backup, chat in tempo reale, assistente virtuale.
• Resend: invio delle email del portale e delle conferme del sito.
• Stripe: i pagamenti degli abbonamenti. I dati della carta li tratta solo Stripe: noi vediamo nome, email, indirizzo di fatturazione, partita IVA e l'esito dei pagamenti.
• Zoho Mail (data center in Europa): la nostra casella di posta, dove arrivano le richieste e le tue email.
• Google: i caratteri del sito; l'accesso con Google, se lo usi.
• Microsoft: l'accesso con Microsoft, se lo usi.
• Anthropic: solo per KeyMind, se l'azienda cliente lo attiva con la sua chiave.

Alcuni di questi fornitori hanno sede negli Stati Uniti. In quei casi il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR: la decisione di adeguatezza per le aziende che aderiscono al Data Privacy Framework UE-USA, oppure le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

6. Sicurezza

• Ogni azienda cliente ha il suo portale e il suo database, separati da quelli degli altri.
• Tutte le connessioni sono cifrate (HTTPS). I cookie di accesso non sono leggibili dagli script e viaggiano solo su connessioni cifrate.
• Le password sono salvate in forma non reversibile; la chiave di KeyMind è cifrata (AES-GCM) e non torna mai al browser.
• Backup automatici del database 5 volte al giorno, conservati 10 giorni.

7. I tuoi diritti

Puoi chiederci in ogni momento di vedere i dati che abbiamo su di te, di correggerli, di cancellarli, di limitarne l'uso, di averne una copia in un formato leggibile e di opporti al trattamento. Scrivi a sales@keyplan.work: rispondiamo entro un mese.

Se pensi che i tuoi dati siano trattati in modo scorretto puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

8. Modifiche

Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in cima alla pagina. Se le modifiche riguardano i clienti, le scriviamo prima agli amministratori dei portali.